カテゴリ:引き継ぎノートの作り方( 7 )

あるファイリングの仕方。

【見返し頻度が低いファイルの場合】
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見返し頻度は少なくても
見返しゼロではない場合
書類は必ず保存しておきます。

ただ綴り方のルールは多少
ゆるくても良いかなあと
私は考えます!

明確な日付順でなくても
作業が終わった順番で

下から上にドンドン重ねて
ファイルするだけです。

早い話が 作業完了順 ですね!

書類には大抵日付が載っていますが
ほとんど見返さないものに対して

きっちり日付順に揃えなくても
いいかなあということです。

大体揃うかなあと思います。
必然的に大まかな日付順に
なるはずよ!ということで ^^

日付順に揃えないと…と考えて
時間を掛けるよりもパッと
書類をファイルに綴って

次の作業に入った方が
仕事の効率が上がりますよね??

見返す頻度が多くて日付順の方が
効率が良い場合はもちろん手間でも
日付順に揃えた方がいいですが

まあまあまあまあ
あんまり見返さないなら

作業完了順でぽいぽいぽいー
でいいのではということで♡

その辺りを適宜判断できるような
引き継ぎノートだったら
私は嬉しいです ♪

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by riset-kyoto | 2019-03-17 14:47 | 引き継ぎノートの作り方 | Comments(0)

過去の担当者の名前のままになっていませんか?

勤め先でのこととして。

郵便物が届きました。
宛名が以前勤めておられた方の
前任者の名前のままになっています。

そのままでも特に支障がないので
変更を改めてすることはしません ―

そうした場合

もし新人さんが来られた時に
その担当の方が

● 退社されたか
● 異動になったか
● 交代になったか 等

いちいち考えることはありません。
だから、その担当者の方を探したり
他の人に尋ねたりしなくてはいけません。

それ自体が無駄なので
郵便物を送ってきた相手先に
「担当が変わりました!」
と連絡すれば良いだけですね ^^

今後は現時点の担当者さん宛の名前で
郵便物が届き混乱が避けられますね!

ちょっとしたことなのですが
新人さんは本当に何が何だか
わからない精神状態なので

少しでもストレスを減らして
あげられるような体制が
作れたら良いと思います。

新人さんだけでなく
担当部署外の方にとっても
大切なことかもしれません。

担当部署でなければどの人が
何を担当されているか等完全に
把握できない可能性があるからです。

自分(達)だけはわかっていても
他の人には全くわからないことが
世の中にはいっぱいです!!

誰かのことを思って
相手のことを思って
常に整理ですね。

整理は思いやりですよ♪
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by riset-kyoto | 2018-12-19 16:28 | 引き継ぎノートの作り方 | Comments(0)

顧客別ファイルを開く度に意識することとは?

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顧客さん別にきちんと書類を
ファイルされているかと思います。

これなら新人さんでも
「この顧客さんはこのふあだな!」
とすぐに分かりますよね。

時系列に上へ上へと重ねる
綴り方で問題が無ければ
それで良いのですが

いろんな種類の書類があれば
● 見積書
● 納品書
● 請求書 等

分けておいてもらえると
誰でも新しい人でも
分かりやすいと思います。

必ず分けなければならない。
ということではありません。

① いかに検索しやすいか?
② 取り出しやすいか?


が重要ですね。

見返し頻度で最適な方法を
ファイルする度に意識する

とそのファイルの精度が
ドンドン上がるはずです。

何年の何月か?

で区切るのも1つの方法です。

月別で見積書も納品書も請求書も
1式まとまっていたら検索が早く
取り出しやすいかもしれません!

ファイルには必ず分かりやすい
インデックスを付けるようにします。

顧客さんに喜んでもらえる資料を
(他社さんのパンフレットでも)
そのファイルに入れておいた方が
良いというのであれば入れますし

それはそれで分けた方が良い。
というのであれば分ける等
それぞれのベストを選びます。

いずれにせよ一目瞭然が
絶対の目標ですね!!

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by riset-kyoto | 2018-09-02 08:41 | 引き継ぎノートの作り方 | Comments(0)

データファイルは5秒で渡してあげて♡

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「ファイルを出して
 欲しいのですが…」

と頼まれたらすぐに
出してあげるようにします。

ファイルは共通で使える
とても便利なものです。

共有することで本来なら
2倍の労力が掛かるところを
2分の1にできますものね。

仕事がスピードアップもするし
何人かの目に触れることで

ちょっとしたミスが
見つけられることも
あるかもしれません!

ファイル送信の作業は
5秒もあったらできるので

頼まれたらぜひすぐに
出してあげてください♡

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by riset-kyoto | 2018-01-23 21:08 | 引き継ぎノートの作り方 | Comments(0)

上司の皆さん!新人はこう言われたら救われる♡

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こう言われたら嬉しいな!の前に
こう言われると辛いな…と感じるのが

「時間のある時やっておいて!」

です >m<

いつも時間のある時が
無いんです!

● 要領が悪い
● 無駄が多い
● 余計なことのし過ぎ

等があるかもしれません・・・
そこはごめんなさいなのですが。。。

『いつでもいいからね!』
という意味だとも思うのですよ!

むしろ優しいお言葉 ―

それをツルンと素直に
受け止められたら
どんなに楽でしょうか!!

私が言われて嬉しいのは
「時間は無いと思うけど
 やっておいて!」
です ♪

『ちゃんと分かってくれたはんな♡』
と思っちゃいます!!

そんなことないですか? 笑笑

どんな言い方をされても
頼まれたらすぐにやるのが
鉄則です☆☆

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by riset-kyoto | 2018-01-06 20:05 | 引き継ぎノートの作り方 | Comments(0)

旧式の物は全て捨てておく。

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旧式の物は全て捨てておくと
混乱を減らすことができますよ。

職場での新人さんにとって

「旧式か?」
「最新か?」

なんて一切わかりません。

あらゆる物に対してそもそも
何が何だかわからないのです!!

新人さん以外でも
担当以外の人でも

分かるようにしておくのがコツです164.png

何も知らない人に

「それは違う。」
「それは使ってはいけない。」

と言われてもパッと
覚えられないかもしれません・・・

最初から旧式の物は
無くしておいてあげると
親切だと思います♡

そして失敗やミスが減ることで
全ての人にメリットがあるかな
と私は思います。

『以前はB5サイズも使っていたけれど
 今ではA4サイズで統一しているな。』

ということであれば
凡例としてのB5部分
完全に無くしておくのです。

『以前はこのサイズで名札を
 作っていたけれど今は違うな。』

であれば以前のサイズの名札が
どれだけ大量にあったとしても

今後絶対に使わないのであれば
それはアッサリお捨てなさいね!

ということなのです。

その方が場所も空いて
管理もしやすいはずです!!

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by riset-kyoto | 2018-01-04 16:33 | 引き継ぎノートの作り方 | Comments(0)

書類処理方法のマニュアルは50音順で作る。

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短大を卒業後一般事務の
仕事をすることになりました。

入社後先輩から1冊の
大学ノートを頂きました。

「こんな書類が来たらこうする。」

というものを書いてもらうのです。

実際の書類を縮小コピーして
貼り付けてもらったりもしました。

その後慣れてきた私は
そのノートを見なくても
仕事が出来るようになりました。

しばらくして自分が
いつ会社を辞めても
大丈夫にする為に

まだ会ったことも無い
私の代わりに仕事をされる
次の方の為に引き継ぎノートを
作ることにしたのです!

そのノートはバインダーで
まとめるというものでした。

ルーズリーフも
自分で用意しました。

パソコンは使いません。
シャーペンでの手書きです。

私の机の上には受理箱があり
そこに契約書等の書類を
次々と入れてもらうという
仕事のシステムになっていました。

● この書類はこのように処理する。
● この書類ならこのようにする。

というように書類によって
処理方法は違いました。

それでも同じ種類の書類は
当然同じ処理方法なので

引き継ぎノートに
【その書類の場合はこうする】
と書いてあったら

何枚あろうと
誰であろうと

機械的に処理出来ます。

私が体調を崩しても
私が辞めたとしても

誰でもそれを見たら
支社から総局に回して
もらうことが可能です。

こういう状況を
作りたかったのです。

その引き継ぎノートは
簡単には出来ませんでした。

何日も何ヶ月も掛けて
加筆修正もやりました。

1番のポイントは書類を
50音順にしたことです。

重要度や頻度順を考えて
それらをピックアップする
というのも1つの手なのですが

新人さんや急に引継ぎを
受けることになった人にとって

重要度も頻度も全く
分からないものです。

どれも一緒に見えます!!

職場は誰が見ても分かるように
が基本だと私は思っています。

いや本当に担当していない業務
については1つ1つ聞かないと
全く分からないものです〜〜

だから50音順でまとめるのです。

『請求書』ならサ行のセ
『納品書』ならナ行のノ

一括請求書ならイですね。

こうやってアカサタナの
順番でまとめておけば
すぐに誰でも検索出来るのです。

バインダーを使う理由は
そこにあります。

順番の入れ替えが
簡単に出来るから
私は好きなのです♡

私が実際に会社を辞める時
次の方に直接引継ぎをすることが
出来ませんでした。

数ヶ月後その方と会う機会があり
心配だったのでどうですか?

とお聞きしたら
全く困らなかった!

と言ってもらえました。

仕事の業務内容なんて千差万別
ですし50音順がどれだけの方に
効果的なのかは分かりません。

この引き継ぎノートの話は
昔の話ですが今仕事をやる上でも
色んな所で50音順にしています。

そして私は私の為にとっても
便利だなと思っているので
紹介させてもらいました。

50音順万歳!!

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by riset-kyoto | 2017-04-06 21:28 | 引き継ぎノートの作り方 | Comments(0)

整理収納アドバイザー1級 京都


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