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カテゴリ:【 オフィス整理整頓術 】( 19 )

ファイルが収まりきらない時の苦肉の対処方法。

「ファイルがこれ以上入らない~」
「ファイルは増えるのに
 収納は増やせない…」

ということはありませんか?

ただ保存するだけの
ファイルであれば ―

今からお話をさせてもらう
私の裏ワザでなんとか
なるかもしれません!!

◇ ◇ ◇

とは言うものの ―

まず不要書類が無いかを確認して
整理してそれでもパンパンなのよ
という場合ですよ~

整理して書類が減る
可能性も高いですから♡

まず整理が1番です。

■ ■ ■ ■ ■

ファイルを収納する場合
当然背表紙が見えるように
置きますよね?
d0206920_09295162.jpg

















上からファイルの様子を
見たとした場合こうですよね。

▲▲▲▲▲▲
↑↑↑
この三角の下が
手前=背表紙部分
だと思ってください。
d0206920_09295162.jpg

















これを順番通りで
交互に入れ直すのです。

▼▲▼▲▼▲
そうすると収納量が増えます。
d0206920_09295126.jpg

















同じファイルの量で
収納量を増やせました。
d0206920_09292872.jpg










背表紙が隠れるという
リスクがあるので

例として
2000年 ○○○
2001年 ○○○
2002年 ○○○

というように順番に
なっているもので
できます。

2000年 ○○○
2001年 ○○○
2002年 ○○○
の場合だと
↓ ↓ ↓
2000年 ○○○
2002年 ○○○
2004年 ○○○

というように背表紙は
見えることになります。

同じ内容・種類で順番を
気にしなくて良いファイル
の場合でも有効ですね。

ただし
この方法でも
限界はあります。

詰め込めるだけ
詰め込んでしまえ!
ではありません。

あくまで苦肉の策 ―

ということは頭に入れて
おいていただきたいです。

● 取り出しやすいか?
● 戻しやすいか?

はクリアしてからですね!!

+ + + + +

ファイルの向きを
意識してもらう為に

こちらの記事の
画像の背表紙には

何もタイトルを
付けていませんが

実際は何のファイルかの
タイトルを必ず付けて
いただきたいです☆☆

私のHP も見てみる?



by riset-kyoto | 2019-07-15 10:10 | 【 オフィス整理整頓術 】 | Comments(0)

オフィスでの切手収納方法。

d0206920_23414633.jpg

















オフィスでの切手収納は
うまくいっていますか?

オフィスでの切手収納方法は
どうしたら良いのでしょうか!

【まず2通りの状態があることを知る】

● 大きな1枚のシートで保管
● 1枚ずつバラバラにして保管

の2通りのやり方が
あるかと思います。

どちらにも良い面そして
めんどくさい面があるので

どちらでも良いという
流動性を持たせるのが
私は大好きです!!!

【収納の鉄板ルール2つとは?】

① 切手コーナーには
  切手だけを入れる。

というルールだけは
必ず守るようにします。

② そのコーナーには
 【切手】と記すのも
  忘れないようにします。

【収納用品はあわてて買わない】

そして切手用の収納用品は
とりあえず買わないようにします。

切手用の収納グッズは
私からすれば上級の
クラスです >m<

その収納グッズに合わせて
収納しなければになります。

それが私はめんどくさいのです。

【具体的にはどうやって収納するのか?】

コンビニで切手を買うと
透明の袋に入れて下さるのですが
それが1番使いやすくて大好きです♡

それを小引き出しに
サクッと入れるだけです。

例えばこんな感じの引き出しに。

(引き出しに『切手』と
 明記してくださいね~)

↓ ↓ ↓
d0206920_14162113.jpg























【透明の袋以外は使わない】


白い袋や宣伝が入った袋
柄付の袋には入れません。

何が入っているか
分かりにくいからです。

透明の袋がベストです。

【一収納一種類】

82円切手が1番多い
と思うのですが

透明の袋にガサガサガサと
1式どんな状態でもいいので
入れておくようにします。

【数えやすく&使いやすく】

残数計算が必要な場合は
ある程度単位毎に分けて
保管するようにします。

この辺りはケースバイケースなので
何枚単位がベストかを考えて
クリップ止めをしたり

何らかの方法でいちいち
毎回数え直しする必要が
無いようにします。

1枚ずつ細かく切ってあると
便利なような気もするのですが

シート状で保管して
○枚×○枚と掛け算しやすい
という場合もあります。

無くしにくいという
こともあります。

前もって切るのが
めんどくさい~~
ということもありますかねーー

かと言ってバラバラが
悪い訳ではありません。

使う際に切らなくてもいい
というメリットがあります。

【整理できた状態を
 長続きさせるには?】

買ったばかりの時は
いっぱいあって

使っていくうちに
量は減ってきて

その時その時の状態で
在庫管理が簡単に出来るような
フレキシブルな状態を保つ。

ことが1番大事だと思うのです。

柔軟性を持っていると
こうしなければいけない
というルールが和らいで

たくさんの人数の方が使っても
キレイな状態を保持しやすくなる
のではないでしょうか。

【頻度別でうまく分ける】

また62円切手や92円切手等
頻度別第2位、第3位辺りまでは

確実に別の透明の袋に入れて
仕分けを必ずしておきます。

少数派の切手は『少数派』
というグループで分けます。

何でもかんでも分けると
分けた分仕分け量が増えて

それはそれで
めんどくさいですから!!

少数派の310円とか10円とかは
それはそれでクリップ止め等で

分けた状態で少数派の透明袋に
入れておいたらいいと思います。

まあこれは私だけのやり方で
人それぞれの自由なやり方で
収納を楽しんでもらいたいです。

オフィスでの切手収納は
前任者や勤務先の会社が

元々やっている状態で引き継ぐ
のが当たり前ですものね。

もしやり方を変えても
良いとなったのであれば

私がお話をさせてもらったルールを
取り入れてもらったら嬉しいです。

私のHP を見てみる?



by riset-kyoto | 2019-07-06 16:14 | 【 オフィス整理整頓術 】 | Comments(0)

私の名刺整理方法。

これは私のやり方ですからね!
d0206920_21135610.jpg












私は基本知らない人の名刺は
保存・保管しません。

名刺を頂いているのだからお互い
きっと顔を合わせているはずです。

それでも後で名刺を見て
「こちらの方はどなたかな?」
になった時点で私にとっては
知らない人になるのです・・・

知らない人の名刺を持っていても
私にとっては仕方がないことなので
残しておかないという訳です。

いつかその方 ― とまた
再会した時にその方の
名刺が無い状態になります。

その時にまた名刺が欲しいけど
前にもらっていたのだから
もう1回ちょうだい♡
なんて言えない ―

という方も多いと思いますが
私はまた欲しいと思ったら
欲しいと言っちゃいます >m<

もし私が逆の立場だったら
何回でも何枚でもお名刺を
渡すと思います。

「名刺もう1回ちょうだい162.png

って言ってもらえたら嬉しいな ♪
(ってどんなんやねん!!)

これはご縁があることだ
と思って素直に喜びます。

そしてその時はもう名刺を
きちんと置いておきますよ!

◇ ◇ ◇

こんなことはないですか?

よく知っている人でも
いろいろとお付き合いをしていると
「ん?あれ?何だかなあ・・・」
と思うことがあったりしませんか?

私はその辺りの踏ん切りが
良過ぎるのかあっさりと
「もうこの人はええわっ。」
となって置いていたお名刺も
残しておくのをやめます。

そうすることで私が
持っているお名刺は

私の大好きな
いい人ばかりです。

いつ何があってもいいように
名刺の整理を大至急されると
きっと心が平穏になりますよ☆☆

今は無印のケースに
ドカドカドカンと
入れています。

今のところファイルで
管理はしていません。

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by riset-kyoto | 2018-05-24 22:03 | 【 オフィス整理整頓術 】 | Comments(0)

事務机とゴミ箱の位置関係。

d0206920_23044741.jpg






























事務机に座った状態で
サッとゴミを捨てることは
できるでしょうか?

● 後ろを向かないといけない。
● 手を伸ばさないといけない。
● 移動しなければならない。

のであればゴミ箱の位置を
見直されるといいですよ!

ゴミ箱を置く場所が無い。

となられたら今ある収納の
向きを縦から横にしたり
横から縦にしてみてください。

案外置けたりします。
「この手があったか!」
とひらめかれるかもしれません♡

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by riset-kyoto | 2018-02-16 23:07 | 【 オフィス整理整頓術 】 | Comments(0)

引き出し整理の為に箱を集める。

d0206920_06062609.jpg






















引き出しの中を整理する為に
箱を集めるようにしています。

わざわざ購入するのではなく
頂いた箱を残しておくのです。

「使いにくいな。」

と感じるものは
すぐに処分です。

□ □ □

物にはいろんな形がありますが
四角い箱で保管すると収まりが付き
スッキリ見えるようになります。

その効果を狙っているのです。

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by riset-kyoto | 2016-03-09 06:14 | 【 オフィス整理整頓術 】 | Comments(0)

手紙やハガキをサッと書ける収納&分類方法。

d0206920_19245591.jpg
















お手紙やハガキを
よく書かれる方は

机周りの収納から
見直していきます。

便箋&封筒をセットで
置くようにします。

ハガキはハガキで
集めるようにします。

絵葉書は絵葉書だけで
無地は無地で集める等

仲間毎に分けておくと
また使いやすいですね。

切手は同じ金額で
集めるようにしますが

細かくカットした方が
取りやすい場合と

ある程度切らずに
シート状態で使う方が良い。
ということもあるので

個々の使い方で
最善の方法を選びます。

筆記具は書ける書けないを
普段からチェックするのは
当たり前ですね。

立てて入れる収納が
使いやすいかもしれません。

ゴム印やスタンプ等は
箱やケースで同じ場所に
入れるのですが

汚れやすいので
汚れても良いものか

汚れないようにシートを
敷く等の工夫が必要です。

また名刺や住所録等も
いつでもパッと出せるような

使いやすい状態で
置くようにします。

① 便箋や封筒、ハガキ
② 切手
③ 筆記用具1式
④ ゴム印やスタンプ
⑤ 名刺や住所録

のように分けてから
更に細かく枝分かれをさせて
分類して

美しく収納が
出来るといいですよね。

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by riset-kyoto | 2015-10-10 20:13 | 【 オフィス整理整頓術 】 | Comments(0)

400枚の名刺をどうやって分けたか?

d0206920_19240624.jpg
















1日で(一晩で!)400枚の
名刺を交換した私はどうやって
分けて整理したでしょうか??!

まず、どう考えても
どなたか思い出せない方と
どなたかが分かる方とに
分けます。

思い出せない方は
思い出せない方で集める
という訳です。

そして全国からお集まりの
会だったので都道府県別に
分けます。

そして箱(ケース)に
入れてしまっていきます。

どこの都道府県かのラベルや
インデックス、付箋等を
付けていくといいですよ!

どなたかが分かる方は
パッと見て分かるように

ファイルに入れて
収納していきます。

分かる方の名刺は今回の場合
とても少なかったです!

だから都道府県別ではなく
その人その人のことを考えて
収納していきますよ!!

■ ■ ■

どうしても思い出せない…
という方々のお名刺は
都道府県に分けた後、

50音順にしたり更には
業種別にしたりします。

どなたかが分かる方の
お名刺の場合はお付き合いが
深まるとまた別のファイルへと
移動をさせていきます。

どうしても、どなたか思い出せない
という方の名刺も置いたままではなく
ドンドン延々と最良の整理方法を考えては
実際に変えていったりしていますよ!

「名刺の整理がめんどくさい。」
「名刺なんてかためて置いたまま。」
「捨てていいの?どうしたらいいの?」

という方はお声掛け下さい。

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by riset-kyoto | 2015-09-28 19:39 | 【 オフィス整理整頓術 】 | Comments(0)

机の上にフタ無しの A4 サイズが入る箱を置く。

オフィス周りの
整理についてです。

机の上にフタ無しの
A4サイズが入る箱を
必ず置くようにします。

フタがあると誰もが
フタの上に置くからです。

「フタを開けて入れておいて!」

と言っても書いても
読んでもらえません。

「この引き出しに入れておいて!」

も当然ハイレベルで
誰も引き出しを開けて
そこに書類等を入れて
下さることはありません。

また、

B5 では小さくて入らず
B4 では大き過ぎて邪魔

というケースが
少なくないので

箱の大きさは
A4 がベストです。

( しかしながら各々
  適宜調整して下さい )

「緊急か重要かを分けておいて!」

と言っても書いても
分かる人と分からない人が
いるはずですし

自分で判断する
しかありません。

出来る人は必ず分けて
置いて下さると思いますが

全員が出来る人とは
限らないのです!!

とりあえず箱の中に
緊急も重要も入る可能性が
なくはないと考えておきます。

また、

紙ベース、書類のみが
置かれるとは限りません。

貸したハサミや定規が
置かれる可能性もあります。

スタッフさん全員に配る
お菓子が置かれている
かもしれません。

その辺りも
想定内にするのです。

ちょっとしたメモ、
電話の連絡メモさえ
絶対入っていないとは
言い切れません。

目立つ付箋をデスクの端に
貼り付けておいてもらっても

その上に別の書類を
ペランと置かれると

埋もれてしまうのと同じように
何が起きても動じない覚悟を
常に持っておくようにします。

席にいようが
席にいまいが

自分に届く書類や物を
1ヶ所にまず集めるのです。

平らな面があれば

そこに躊躇なく
置きたくなるものです。

その心理を先に読み取って
そこにフタ無しの A4 サイズが
入る箱を置いておき

何事もなく
席に着いたら
→ → →
その箱にすぐ手を伸ばして
処理を進めていくのです。

『 どんな書類でも物でも
  いつでも置いて下さい。』

という箱を自分の
デスク周りに最初から
置いておくのです。

お片付けサービスの詳細、ご依頼は↓
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にて承ります。

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でも整理に関するお話を紹介しています。



by riset-kyoto | 2015-07-18 14:50 | 【 オフィス整理整頓術 】 | Comments(0)

オフィスの観葉植物選び、2つのポイント。

d0206920_00034066.jpg















オフィスの観葉植物。
置いておられますか?

置くと置かないでは
印象が全然違います。

グリーンのお店で
オフィスの雰囲気に合った
器にもこだわりのある物を
お選び下さい。

鉢植え&床置きの場合 ―

スッと持ち上げられる物は
毎回掃除時に楽なのですが

何とか持ち上げられるけれど
少し重くて腰を痛めてしまう…
という物はお気を付け下さい。

出来れば、可動する台に置く。
等の配慮があればベストです。

① オフィスの雰囲気に合わせる。
② 掃除がしやすいか?を考える。

上記2つのポイントで選ぶだけです。

オフィスと植物の
雰囲気合わせが
よく分からない場合

オフィスの写真を撮りその画像を
グリーン購入のお店に持参すれば
良いかと思います。

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by riset-kyoto | 2015-03-18 00:19 | 【 オフィス整理整頓術 】 | Comments(0)

事務作業効率化の為のちょっとしたコツ。

d0206920_10300077.jpg















スタンプ台はインクで
しっとりしていますか?

そのペンは、かすれることなく
滑らかに書くことが出来ますか?

水性のスティック糊(のり)の
スポンジ部分がパスパスして

「塗りにくいじゃないの!」

ではなく、さっと
すぐに塗れますか?

このように ↑ ↑ ↑

湿潤キープで事を為す事務用品は
乾燥をさせないようにするのです。

他にも同様のものはないでしょうか!

例えば ―

切手や印紙を貼る際に使う、
台やケースに入ったスポンジも
乾いていると役に立ちません。

かなり力を入れないと、
きれいに押印出来ない。

という朱肉では不便ですよね。

+ + +

忙し過ぎたり
あわてていたり
時間が無かったり。

こんな時に限って
乾いているのです!!

インクカートリッジを
補充する作業は本当に
めんどくさいですよね。

そんな時間がもったいない。
とさえ思ったりするのです。

何人かで使っているものであれば
他の人が最後に使った時に、なぜ
「補充をしておいてくれなかったの?」
と憤りを感じるかもしれません!

お互い同じように
思っているかもしれません。

あ!と思った時が
事を起こす最適で
最善の時なのです。


乾いてからではなく
常に最良を保つこと。

ちょっとしたことなのですが
ちょっとしたことが大切です。

仕事のスピードアップにも
きっと、つながるはずです。

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by riset-kyoto | 2015-02-17 10:57 | 【 オフィス整理整頓術 】 | Comments(0)

整理収納アドバイザー1級 京都


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