カテゴリ:引き継ぎノートの作り方( 1 )

手元に回る書類は基本50音順でまとめる。

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短大を卒業後一般事務の
仕事をすることになりました。

入社後先輩から1冊の
大学ノートを頂きました。

「こんな書類が来たらこうする。」

というものを書いてもらうのです。

実際の書類を縮小コピーして
貼り付けてもらったりもしました。

その後慣れてきた私は
そのノートを見なくても
仕事が出来るようになりました。

しばらくして自分が
いつ会社を辞めても
大丈夫にする為に

まだ会ったことも無い
私の代わりに仕事をされる
次の方の為に引き継ぎノートを
作ることにしたのです!

そのノートはバインダーで
まとめるというものでした。

ルーズリーフも
自分で用意しました。

パソコンは使いません。
シャーペンでの手書きです。

私の机の上には受理箱があり
そこに契約書等の書類を
次々と入れてもらうという
仕事のシステムになっていました。

● この書類はこのように処理する。
● この書類ならこのようにする。

というように書類によって
処理方法は違いました。

それでも同じ種類の書類は
当然同じ処理方法なので

引き継ぎノートに
【その書類の場合はこうする】
と書いてあったら

何枚あろうと
誰であろうと

機械的に処理出来ます。

私が体調を崩しても
私が辞めたとしても

誰でもそれを見たら
支社から総局に回して
もらうことが可能です。

こういう状況を
作りたかったのです。

その引き継ぎノートは
簡単には出来ませんでした。

何日も何ヶ月も掛けて
加筆修正もやりました。

1番のポイントは書類を
50音順にしたことです。

重要度や頻度順を考えて
それらをピックアップする
というのも1つの手なのですが

新人さんや急に引継ぎを
受けることになった人にとって

重要度も頻度も全く
分からないものです。

どれも一緒に見えます!!

職場は誰が見ても分かるように
が基本だと私は思っています。

いや本当に担当していない業務
については1つ1つ聞かないと
全く分からないものです〜〜

だから50音順でまとめるのです。

『請求書』ならサ行のセ
『納品書』ならナ行のノ

一括請求書ならイですね。

こうやってアカサタナの
順番でまとめておけば
すぐに誰でも検索出来るのです。

バインダーを使う理由は
そこにあります。

順番の入れ替えが
簡単に出来るから
私は好きなのです♡

私が実際に会社を辞める時
次の方に直接引継ぎをすることが
出来ませんでした。

数ヶ月後その方と会う機会があり
心配だったのでどうですか?

とお聞きしたら
全く困らなかった!

と言ってもらえました。

仕事の業務内容なんて千差万別
ですし50音順がどれだけの方に
効果的なのかは分かりません。

この引き継ぎノートの話は
昔の話ですが今仕事をやる上でも
色んな所で50音順にしています。

そして私は私の為にとっても
便利だなと思っているので
紹介させてもらいました。

50音順万歳!!

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by riset-kyoto | 2017-04-06 21:28 | 引き継ぎノートの作り方 | Comments(0)

整理収納アドバイザー1級 京都


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